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Die flexible Business-Plattform

zur internen und externen Kommunikation und Zusammenarbeit gewinnt immer mehr Bedeutung. Kein Wunder, denn Hosted SharePoint bietet bei recht einfacher Handhabung einen enormen Leistungsumfang und bietet so gerade für kleine- und mittelständische Unternehmen eine ideale preiswerte Plattform, die zu einem monatlichen Festpreis abgerechnet wird.

Hosted Share Point ist eine ideale ortsunabhängige Teamwork Lösung für die tägliche Zusammenarbeit von Teams, Abteilungen, Projektgruppen und Unternehmen mit dezentralen Strukturen.

Der Leistungsumfang von SharePoint ist hervorragend und angesichts der optimalen Abstimmung mit Microsoft Office 2013 bietet sich ein vertrautes Arbeitsumfeld mit bekannten und intuitiv bedienbaren Arbeitsoberflächen.

Dank der definierbaren Zugriffsrechte behalten Sie die Kontrolle, z.B. welcher Mitarbeiter, welches Team auf welche Ordner und Dokumente zugreifen, wer Dokumente bearbeiten und wer nur ansehen darf. Die integrierte Versionsverwaltung sorgt dafür, dass Sie alle Änderungen Ihrer Dokumente im Blick behalten.

Vorteile & Features

  • Zentrale Dokumenten- & Dateiverwaltung

    Hosted SharePoint bietet eine zentrale Dokumentenablage und Verwaltung. Hierzu gehören eine ausgereifte Administration der Benutzerrechte, sowie die Verwaltung benutzerabhängiger Vorlagen und Dateiansichten. So greifen Mitarbeiter schneller auf die für Sie relevanten Daten zu und verteilen ihrerseits Informationen gezielter und effizienter. Dank der vom Windows Explorer bekannten Ordnerstruktur findet sich jeder User schnell zurrecht.

  • Berechtigungen

    Die Vergabe von Berechtigungen spielt eine zentrale Rolle. Jeder Benutzer erhält einen Benutzernamen und ein Passwort zur Authentifizierung für Ihren SharePoint,  hierüber können Sie jedem Benutzer bestimmte Rechte zuweisen, diese können für einzelne Dateien, auf Elementebene oder für bestimmte Unterseiten bzw. Bereiche innerhalb des SharePoints festgelegt werden. Sie sind hier sehr flexible. Rechte können von „nur Lesen“ über „mitwirken“ bis zum vollumfänglichen Zugriff definiert werden.

  • Einfache Administration & Verwaltung

    Ungeachtet der einzelnen Anwendern zugewiesenen Benutzerrechte, gibt  Hosted SharePoint dem Administrator oder dem Projektleiter jederzeit genaue Rückmeldungen zu neu erstellten Seiten, inklusive verantwortlichen Usern und allen Aktivitäten. Überdies hinaus hat der Administrator umfangreiche weitere Möglichkeiten der Verwaltung der Websites.

  • Bild- und Dokumentenbibliothek

    Die Möglichkeit Bilder und Dokumente zwar getrennt, aber dennoch zentral zu verwalten beschleunigt nicht nur die Abläufe innerhalb Ihres Betriebes, auch die unkomplizierte Vergabe von Dateinamen ohne umständliche Pfadangaben, erleichtert das Wiederfinden und Bearbeiten aller Dokumente und Daten.  

  • Unterseiten erstellen

    Erstellen Sie z.B. Unterseiten für Projekte oder Abteilungen. Mit der Vergabe der Berechtigungen erhalten nur die autorisierten Benutzer Zugriff auf die entsprechenden Unterseiten. So lassen sich innerhalb eines SharePoints unterschiedliche Projekte, Abteilungen und Aufgaben verwalten und bearbeiten.

  • Stets aktuelle Dokumentenversionen

    Die Protokollierung der Dokumentenversionen stellt sicher, dass stets mit der aktuellsten Version eines Dokuments gearbeitet wird. Durch das so genannte "Auschecken" von Dokumenten während einer Überarbeitung wird sichergestellt, dass das Dokument nur von einem Mitarbeiter bearbeitet wird. Da alle Dokumente zentral abgelegt werden, ist ein Zugriff von jedem internetfähigen PC möglich. Darüber hinaus kann man jederzeit Nachverfolgen wer zuletzt an einem Dokument gearbeitet hat.

  • Immer auf dem aktuellen Stand bleiben

    SharePoint informiert Sie jederzeit über Aktualisierungen Ihrer Dokumente. Sobald eine Datei oder ein Dokument ihres Teams bearbeitet und verändert wurde, hält Sharepoint Sie auf dem laufenden. So können keine Aktualisierungen übersehen werden.

  • Listen verwalten

    Erstellen Sie Listen mit Kontakten (z.B. für Vertrieb, Lieferanten etc.), Aufgaben und Kalendern um wichtige Informationen schnell und übersichtlich zur Verfügung zu stellen. Durch die Vergabe der Berechtigungen erhalten nur autorisierte Benutzer Zugriff auf die einzelnen Listen, so könnte z.B. nur der Vertrieb und das Marketing Zugriff auf die Liste „potentielle Kunden“ erhalten.

  • Termine verwalten

    Richten Sie Kalender ein, damit Ihre Mitarbeiten sehen, ob Kollegen im Urlaub sind, ob der Meetingraum zur Verfügung steht und passen Sie die Kalender mit individuellen Spalten, Workflows und Funktionen Ihren Bedürfnissen an.

  • Workflows einrichten

    Workflows sind die richtigen Instrumente zum Anlegen automatisierter Prozesse im Hosted SharePoint. Sie definieren. Ein Workflow startet vordefinierte Aktionen beim Erstellen oder Ändern eines Listeneintrages. Sie benötigen das kostenfreie Tool SharePoint Designer 2013.

  • Office Integration

    Die Microsoft Office Integration gestaltet das Arbeiten mit dem SharePoint so angenehm, denn Sie öffnen, bearbeiten und speichern so Ihre Dateien wie gewohnt. Zusätzliche gibt Ihnen Hosted SharePoint 2013 die Möglichkeit, Dateien parallel zu bearbeiten.

  • Offline nutzen

    Synchronisieren Sie ausgewählte Inhalte Ihres SharePoints mit Ihrem lokalen PC, können Sie auch offline arbeiten. Sobald Sie wieder online sind, werden geänderte Inhalte automatisch synchronisiert. Für die Synchronisation dient das im Hosted SharePoint 2013 enthaltende Tool „OneDrive for Business“.

  • Outlook-Anbindung

    Die Verbindung von Hosted SharePoint 2013 mit Ihrem lokalen Outlook erleichtert Ihnen Ihre tägliche Arbeit noch einmal! Auf diesem Weg synchronisieren Sie Dokumente, Listen und Kalender, ohne sich über Ihren Browser anzumelden und haben so stets Zugriff auf aktuelle Informationen.

  • Netzlaufwerk-Anbindung

    Die Einbindung Ihres Hosted SharePoint als Netzlaufwerk ermöglicht es Ihnen auf die im SharePoint hinterlegten Dateien zuzugreifen, als ob es sich um ein lokales Laufwerk Ihres PCs handelt. Im Netzlaufwerk geänderte oder neue Dateien werden automatisch mit Ihrem SharePoint synchronisiert.

  • schnelle und einfache Suchfunktion

    Im Hosted SharePoint 2013 ist eine Suchfunktion integriert, mit der Sie schnell und einfach Dokument wieder finden. Aktuell werden so gut wie alle gängigen maschinenlesbaren Formate unterstützt (Office-Dateien, PDF etc.).

  • Nutzen Sie Diskussionsrunden

    Für Feedback und Fragen lässt sich ein Diskussionsbereich aktivieren. So können Sie ein eigens Forum integrieren, in dem Benutzer verschiedene Threads anlegen können. Sie bieten so Benutzern die Möglichkeit zu interagieren.

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Hosted SharePoint in Stichpunkten

 Hervorragendes Tool für Team- und Projektarbeit
 Zugriff von jedem Ort über das Internet – rund um die Uhr
 Dokumentenbearbeitung & -verwaltung
 Gezielte Freigabe von Informationen & Dokumenten
 Rechteverwaltung & Revisionsübersicht
 Zentrale Kontakte & Terminverwaltung

 Optimale Microsoft Office Integration
 Sprache kann pro Benutzer festgelegt werden
 Breite Browser Unterstützung: Internet Explorer, Mozilla Firefox…

 Keine Vertragslaufzeiten – kündbar zum Monatsende
 Unbegrenzte Userzahl
 Unbegrenzte Anzahl von Unterseiten

 Serverstandort Deutschland
 Deutsches Recht & Deutscher Datenschutz

  • Ingenieurbuero

    Ein Ingenieurbüro arbeitet bundesweit an verschiedenen Projekten. Die Kunden haben projektbezogen Zugriff auf Dokumente und können sie gemeinsam bearbeiten. Die Revisionsübersicht sorgt dafür, dass das Ingenieurbüro die Änderungen der Dokumente im Blick behält. Bei Änderungen oder neuen Dokumenten werden automatisch Benachrichtigungen per eMail an die Bearbeitungs-gruppe gesandt.

    Ergebnis: Meetings vor Ort werden reduziert, Kosten gesenkt und Zeit eingespart. Es muss weniger Zeit für gemeinsame Termine gefunden werden.

  • Vertriebsorganisation

    Ein Vertrieb nutzt den SharePoint zur zielgerechten Verteilung aktueller News. Für die einzelnen Händler, Partner und Vertriebler wurden ent-sprechend Ordner im SharePoint angelegt. Durch das Benachrichtigungsfeature des Sharepoints werden bei Änderungen automatisch eMails versandt.
    Kundenrechnungen und -dokumente werde im SharePoint hinterlegt und es wurde ein FAQ Bereich erstellt.

    Ergebnis: Die Kunden werden besser und schneller mit Informationen und Dokumenten versorgt. Die Kundenkommunikation wurde verbessert und ver-einfacht und trotzdem in den Kosten reduziert.

  • Werbeagentur

    Eine Webegantur nutzt den SharePoint um die Projekte mit seinen Kunden zu bearbeiten. So stellt er seinen Kunden aktuelle Entwürfe über den SharePoint zur Verfügung und die Kunden laden Dokumente und Bildmaterial für die zu entwickelnden Werbeaktionen im SharePoint hoch.

    Ergebnis: Durch den Datenupload beider Seiten wird der Datenaustausch vereinfacht. Während der ganzen Kreativphase haben so beide Seiten Einblick in den aktuellen Status.

  • Optiker mit Filialen

    Ein Optiker mit 3 Filialen nutzt den SharePoint als Intranet, so haben alle Filialen immer Zugriff auf aktuelle Aktionen, Anweisungen und Dokumente. Ebenso können die Mitarbeiter auf die Kundendaten zugreifen, so kann der Kunde in allen Filialen gleich gut beraten und bedient werden. Zusätzlich wird der SharePoint für die Urlaubs- und Personalplanung  genutzt.

    Ergebnis: Die Mitarbeiter haben stets aktuelle Daten. Die Urlaubs- und Personalplanung wurde vereinfacht und die Kunden können filialunabhängig bedient werden. 

Praxisbeispiele

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